Intégration des nouveaux administrateurs au sein du conseil : des programmes d’orientation efficaces

Par Mme Heather Wilson

Dans le dernier numéro de ce bulletin électronique, nous avons exploré les moyens de trouver et de recruter de nouveaux administrateurs pour le conseil d’administration d’une coopérative de crédit. Une fois que vous avez réuni un groupe talentueux de nouveaux administrateurs, que pouvez-vous faire pour les sensibiliser à l’organisation et à ses besoins en matière de gouvernance?

Dans ce numéro, Mme Annette Revet, directrice de la stratégie groupe et cheffe de la gouvernance chez Conexus Credit Union à Regina, discute du programme d’orientation des administrateurs de l’organisation et des pratiques mises en place pour aider les nouveaux administrateurs.

Face à la courbe d’apprentissage

Même les membres du conseil les plus talentueux ou les plus expérimentés seront confrontés à une formidable courbe d’apprentissage lorsqu’ils commenceront leur mandat au sein du conseil. Selon Mme Revet, le processus d’orientation débute par l’appel à candidatures. Conexus indique clairement les compétences qu’elle recherche et le niveau d'expertise requis. Lorsque les candidats au poste d'administrateur envisagent cette possibilité, ils sont informés des ressources disponibles pour le perfectionnement des administrateurs en place et des attentes de la coopérative de crédit en matière d’apprentissage continu. Un programme d’orientation des administrateurs bien conçu peut aider les coopératives de crédit à être honnêtes avec les membres potentiels du conseil d’administration par rapport au temps requis dans le cadre de leur mandat au sein du conseil. S’il existe un programme bien établi, les administrateurs potentiels seront rassurés de savoir qu’un processus est en place pour les aider à jouer un nouveau rôle stimulant.

Mme Revet fait également remarquer que ce n’est généralement qu’après avoir passé un cycle complet au sein du conseil d’administration qu’un nouvel administrateur se rend pleinement compte du travail du conseil et peut créer des liens. Par conséquent, le programme d’orientation ne peut pas se limiter à une seule occurrence, mais doit accompagner l’administrateur tout au long de sa première année et au-delà.

Mme Revet et son équipe examinent attentivement ce que les nouveaux membres du conseil doivent savoir pour prendre des décisions dès leur première réunion, souvent appelée la réunion de réorganisation du conseil et prévue immédiatement après l’assemblée annuelle. Ils créent un cahier de réunion qui contiendra les informations et les processus essentiels pour accompagner les nouveaux administrateurs afin qu’ils puissent participer à ces réunions de manière significative. Immédiatement après la première réunion du conseil d’administration, une séance d’orientation est organisée pour présenter l’intention, les valeurs et la stratégie de l’organisation. Lors de cette réunion est discuté le programme d’apprentissage et de perfectionnement de Conexus.

Une approche structurée de l’orientation des administrateurs

Les conseils d’administration devraient analyser attentivement leur approche de l’intégration des nouveaux administrateurs. Comme le note M. Grant MacDonald, expert en matière de gouvernance, dans cet article, « ... il est évident que de nombreuses personnes n’apprennent pas mieux lorsqu’elles sont traitées comme des cuves vides à remplir d’informations. L’orientation du conseil d'administration, comme toute autre occasion d’apprentissage destinée aux adultes, doit permettre d’intégrer de nouvelles informations à l’expertise et à l’expérience de vie d’une personne. Elle devrait prévoir un temps de réflexion et de discussion. » Mme Revet recommande de réfléchir à ce qui est nécessaire et de l’adapter, le cas échéant, en fonction des personnes choisies pour siéger au conseil d’administration. Il n’existe pas d’approche universelle.

Un programme d’orientation structuré, combiné à des objectifs d’apprentissage bien définis, permet aux nouveaux administrateurs d’apporter leur expertise aux délibérations du conseil beaucoup plus rapidement que s’ils étaient laissés à eux-mêmes. Mme Revet souligne qu’un bon programme d’orientation peut également accroître l’engagement des administrateurs et leur sentiment d’inclusion.

Conexus dispose d’une politique d’orientation, d’apprentissage continu et de perfectionnement des administrateurs. Selon Mme Revet, cette politique permet de définir les attentes : les administrateurs qui entrent au conseil d’administration savent que « l’orientation n’est pas facultative, mais obligatoire ». Dans le cadre de ce programme, le président du conseil et la cheffe de la direction rencontrent individuellement tous les nouveaux administrateurs. La coopérative de crédit dispose également d’un programme de mentorat dans le cadre duquel chaque nouvel administrateur se voit attribuer un mentor au sein du conseil d’administration. Les nouveaux administrateurs ont également l’occasion de se rencontrer lors des réunions de planification et du conseil d’administration afin d’apprendre à se connaître, ce qui est l’élément clé d’une intégration efficace.

Les administrateurs de Conexus reçoivent 6 500 $ par an pour l’apprentissage et le perfectionnement. Chaque administrateur élabore son propre plan d’apprentissage et de perfectionnement avec l’aide du responsable de la gouvernance. À partir de leur base de compétences, les administrateurs identifient les domaines dans lesquels ils souhaitent se perfectionner. L’organisation propose alors une série d’options et crée un programme sur mesure pour chaque administrateur. Le programme d’apprentissage et de perfectionnement est mis en œuvre avec l’approbation du président de la gouvernance, ce qui crée un mécanisme de responsabilisation.

L’amélioration des programmes d’orientation des administrateurs

Selon un récent rapport, de nombreux administrateurs estiment que les programmes d’orientation de leurs coopératives de crédit pourraient être améliorés. Près de la moitié des membres des conseils d’administration de coopératives de crédit interrogés considèrent que le programme d’intégration des administrateurs est insuffisant ou très insuffisant. Pour répondre aux attentes des nouveaux administrateurs en matière d’apprentissage, il est important d’évaluer l’efficacité de votre programme d’orientation actuel et d’y apporter les améliorations nécessaires.

Les dirigeants de conseils d’administration doivent évaluer régulièrement le programme d’orientation pour s’assurer qu’il répond aux besoins des nouveaux administrateurs, de la direction, des membres, des parties prenantes et autres. Au bout de quelques mois, le président du conseil d’administration et/ou le président du comité approprié doivent s’entretenir avec les nouveaux membres du conseil afin d’évaluer le bon fonctionnement du programme d’orientation, d’identifier les lacunes et de déterminer ce qui pourrait être fait pour améliorer le processus à l’avenir.

Mme Revet indique que le programme d’intégration de Conexus est soumis à des questions dans le cadre de l’enquête sur l’efficacité du conseil d’administration et lors des entretiens avec les administrateurs à leur départ. Le président du conseil d’administration et le mentor vérifient périodiquement avec les personnes récemment nommées comment elles s’adaptent au rôle d’administrateur et s’il est nécessaire de les accompagner davantage.

Conclusion

De solides programmes d’orientation des administrateurs sont essentiels pour préparer les nouveaux membres du conseil d’administration à la réussite. Grâce à un programme d’apprentissage bien structuré et personnalisé, les administrateurs peuvent devenir des membres du conseil d’administration plus efficaces en moins de temps.

Sous la lentille

• Un programme d’orientation des administrateurs efficace doit s’étendre sur au moins un cycle complet du conseil d’administration pour que les membres du conseil puissent comprendre pleinement le travail du conseil.
• Examinez attentivement ce dont un nouveau membre du conseil d’administration peut avoir besoin pour participer efficacement à sa première réunion du conseil. Fournissez du matériel qui appuie cette participation.
• Pensez à mettre en place une politique d’orientation et d’apprentissage des administrateurs. Cette politique peut clairement définir les attentes en matière d’intégration et de formation continue des administrateurs.
• Des plans d’apprentissage personnalisés aident les nouveaux administrateurs à identifier les compétences qu’ils souhaitent acquérir. Un plan peut également constituer un mécanisme de responsabilisation.
• Les programmes d’orientation devraient être régulièrement évalués et mis à jour au besoin.

Les composantes essentielles d’un programme d’orientation des administrateurs

Après l’orientation, les administrateurs doivent être en mesure de :

comprendre leur rôle, leurs responsabilités et le temps qu’ils consacrent au travail de gouvernance autour de la table du conseil d’administration et des comités et en dehors de ces réunions;

connaître les objectifs, les occasions et les défis actuels de l’organisation;

connaître les principales parties prenantes de l’organisation, notamment les membres, les bailleurs de fonds, les clients, les partenaires, le public et le personnel;

avoir une idée de la manière dont ses propres antécédents, ses connaissances, ses expériences et ses compétences contribueront au travail actuel du conseil et aux objectifs de l’organisation;

comprendre les antécédents, les connaissances, l’expérience et les compétences de chacun des autres administrateurs;

connaître le déroulement des réunions du conseil d’administration, savoir comment les décisions sont prises et quelles sont les politiques et les pratiques de gouvernance officielles en vigueur;

comprendre le fonctionnement de ce conseil, semblable ou différent de celui d’autres conseils dans lesquels ils ont siégé ou siègent actuellement.

~par : Institut des administrateurs de sociétés. Guide pour l’orientation des nouveaux administrateurs (2016) [identifiants de connexion requis]

Mme Heather Wilson est rédactrice et chercheuse indépendante. Elle est l’ancienne administratrice principale de la politique et de la recherche de l’Institut des administrateurs de sociétés.

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