Rapport des comités spéciaux de Bennett Jones : Foire aux questions

Introduction

Les comités spéciaux sont devenus un mécanisme permettant de gérer les conflits d’intérêts réels ou perçus dans la gouvernance de sociétés. Les comités spéciaux sont mandatés dans certaines circonstances par les lois canadiennes sur les valeurs mobilières et recommandés à titre de bonne gouvernance de sociétés en vertu du droit des sociétés et de l’obligation fiduciaire. La justification de la mise en place d’un comité spécial concernant les questions ESG est identique à la justification de la mise en œuvre d’un tel comité au sujet de toute autre question importante de la prise de décision d’une société, à savoir lorsque les circonstances factuelles rendent souhaitable de protéger davantage le processus décisionnel d’un conseil d’administration de toute allégation potentielle de conflits d’intérêts.

De plus, les comités spéciaux sont généralement des comités « ad hoc », par opposition aux comités permanents, ce qui signifie qu’ils sont mis en place pour une durée limitée pour traiter d’une transaction ou d’une circonstance particulière. Ils sont également généralement composés entièrement d’administrateurs indépendants ne faisant pas partie de la direction. Dans cette optique, la mise en place d’un comité spécial peut être justifiée en réponse à un litige précis relatif au climat, ou à une transaction ou une réponse traitant d’un problème lié au climat pour une organisation. La décision de savoir si un comité spécial est justifié ou non est une décision nuancée, qui dépend de la transaction ou de l’événement en question. Un conseil d’administration devrait demander des conseils juridiques internes ou externes concernant ses obligations fiduciaires dès le début du processus afin de décider si la mise en place d’un comité spécial serait souhaitable ou utile.

Il est essentiel d’obtenir des conseils juridiques dès le début et avant la formation d’un comité spécial. Même si les premières étapes d’une transaction ou d’une enquête peuvent paraître routinières ou simples, les autorités de réglementation ou d’autres parties prenantes peuvent mettre cette perception à l’essai, notamment par le biais de litiges. Les décisions initiales prises par le conseil d’administration pour établir son processus d’examen d’une transaction ou de conduite d’une enquête peuvent en fin de compte s’avérer les plus critiques.

Veuillez consulter la section Responsabilités et obligations de notre publication intitulée « Special Committees:Frequently Asked Questions » (Comités spéciaux : Foire aux questions) ci-dessous et visitez notre site Web pour consulter le document dans son intégralité. La table des matières dans son intégralité se trouve à la fin du présent document.

Section B : Responsabilités et obligations

1. Quelles sont les tâches d’un membre d’un comité spécial?

En général, les membres d’un comité spécial doivent accomplir les mêmes tâches que les autres administrateurs. Les membres des comités spéciaux doivent agir avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de la société.^[i] Les membres seront jugés selon le niveau de diligence et de compétence dont ferait preuve, dans des circonstances semblables, une personne d’une prudence raisonnable. Afin d’accomplir ces tâches, les membres des comités spéciaux doivent faire preuve d’un jugement indépendant et ne doivent pas utiliser leur poste à des fins personnelles. Tous les renseignements concernant les activités du comité spécial doivent demeurer confidentiels jusqu’à ce que les membres acceptent de divulguer l’information. Les membres d’un comité spécial doivent éviter les conflits d’intérêts. Tout conflit doit être divulgué et les discussions au sujet des conflits doivent être enregistrées au sein du comité spécial.

2. Qui est responsable des décisions d’un comité spécial?

Chaque membre du comité spécial doit accomplir ses tâches d’administrateur et est responsable des recommandations et des décisions du comité spécial (à moins qu’il n’ait voté contre une recommandation ou une décision particulière).

Le conseil d’administration conserve généralement la responsabilité de prendre une décision définitive après avoir examiné les recommandations du comité spécial. Le conseil d’administration peut se fier aux conseils du comité spécial à condition que des systèmes et des procédures adéquats soient en place pour garantir que le comité spécial fasse une recommandation indépendante et éclairée.

3. Un administrateur assume-t-il une nouvelle responsabilité en siégeant à un comité spécial?

Un administrateur qui siège à un comité spécial doit accomplir les mêmes tâches que les autres administrateurs. Cela dit, les actions des membres des comités spéciaux seront probablement examinées de plus près par les tribunaux, les autorités de réglementation et d’autres parties prenantes, notamment dans le contexte de transactions ou d’enquêtes très médiatisées.

Les membres du comité spécial sont tenus de faire preuve du soin, de la diligence et de la compétence dont ferait preuve, dans des circonstances semblables, une personne d’une prudence raisonnable. En général, il est attendu que les membres d’un comité spécial fassent preuve de plus de soin, de diligence et de compétence que les administrateurs qui ne siègent pas au comité spécial. Néanmoins, les administrateurs qui siègent à un comité spécial seront protégés par la règle de l’appréciation commerciale si le comité spécial est dûment établi, indépendant et adhère à un processus raisonnable pour évaluer les faits pertinents et prendre en compte les intérêts des parties prenantes concernées.

Les administrateurs qui siègent à un comité spécial peuvent être soumis à un risque accru d’examen minutieux de la part des actionnaires. Par exemple, les actionnaires peuvent modifier leur vote lors des assemblées annuelles ultérieures selon leur opinion au sujet du rendement et des recommandations des membres du comité spécial.

4. De quelle façon les membres d’un comité spécial peuvent-ils se protéger contre leur responsabilité personnelle?

Afin de se protéger contre toute responsabilité personnelle, les membres des comités spéciaux doivent s’assurer qu’ils comprennent et s’acquittent soigneusement de leurs tâches d’administrateur. Les membres du comité spécial devraient envisager de recourir aux services de conseillers professionnels indépendants, le cas échéant, et prendre le temps de tenir compte des intérêts de toutes les parties prenantes concernées. Des procédures doivent être mises en œuvre pour gérer les conflits d’intérêts. Le comité spécial devrait disposer d’une autonomie suffisante et de ressources adéquates pour lui permettre de réaliser ses objectifs de manière indépendante.

Les membres du comité spécial devraient examiner la police d’assurance que la société offre aux administrateurs. Les membres du comité spécial doivent confirmer que leur mandat au sein du comité spécial est couvert par la police d’assurance et, en particulier, si les transactions avec lien de dépendance (comme les offres publiques faites par un initié ou les transactions visant les apparentés) sont couvertes. S’il y a des limites à la couverture offerte par la police d’assurance de la société, les membres du comité spécial peuvent souscrire une assurance supplémentaire. Les membres du comité spécial devraient également s’assurer que les indemnités applicables qui n’existent pas actuellement en faveur des administrateurs de la société sont incluses dans le mandat du comité spécial. Si les membres du comité spécial sont administrateurs d’une filiale, ils doivent s’assurer que la société mère fournit également une indemnisation.

Dans le cadre d’une transaction de changement de contrôle, le comité spécial peut également examiner si l’entente définitive devrait contenir des dispositions visant à garantir l’obtention d’une couverture d’assurance de liquidation appropriée et à limiter la capacité de l’acquéreur à restreindre ou à affaiblir les modalités d’indemnisation en faveur des administrateurs après la clôture.

Consulter le rapport dans son intégralité ici.