Politique de prévention du harcèlement en milieu de travail

Approuvée par le conseil d’administration le 1er mars 2023.

Définitions

Aux fins de la Politique de prévention du harcèlement et de la discrimination en milieu de travail (la « Politique »), les mentions de l’« IAS» renvoient à l’Institut des administrateurs de sociétés et à ses sections régionales; et les mentions de la « personne couverte » renvoient à chaque administrateur, dirigeant, employé, bénévole et entrepreneur indépendant de l’IAS.

Objet et intention

L’IAS se fait un devoir d’offrir et de maintenir un milieu de travail au sein duquel toutes les personnes couvertes sont traitées avec dignité et respect et peuvent travailler dans un environnement exempt de harcèlement, de discrimination et de violence ou menaces de violence.

L’IAS fait respecter, comme c’est de pratique courante, les lois qui interdisent la discrimination et le harcèlement sur le lieu de travail fondés sur des motifs qui comprennent l’âge, l’ascendance, la couleur, la race, la citoyenneté, l’origine ethnique, le lieu d’origine, la croyance ou la religion, un handicap, l’état familial, l’état matrimonial, l’identité sexuelle, l’expression de l’identité sexuelle, le casier judiciaire, le sexe (y compris la grossesse et l’allaitement) et l’orientation sexuelle.

Toute personne couverte a le droit de travailler dans un milieu respectueux, sans atteinte à sa dignité et exempt de harcèlement et de discrimination. Le harcèlement ou la discrimination, sous toutes leurs formes, ne seront pas tolérés.

Toute personne couverte a également un rôle à jouer pour faire en sorte que le milieu de travail soit exempt de harcèlement et de discrimination. Cela signifie éviter les comportements contraires à la Politique et ne pas les appuyer, ni les autoriser ou les ignorer.

La Politique est publiée sur le site Web de l’IAS.

Qu’est-ce que le harcèlement?

Pour les besoins de la présente, on entend par « harcèlement » toutes les remarques et tous les gestes vexatoires contre une personne couverte, y compris, sans toutefois s’y limiter, les actes de harcèlement ou de discrimination liés à tout motif interdit par la loi, qui sont perpétrés par une personne lorsqu’elle sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns. Il n’est pas nécessaire que la remarque ou le geste importun s’adresse à une personne en particulier pour que l’on soit en présence d’un acte de harcèlement. Toute forme de comportement non voulu, qui se caractérise par des mots, des actes et des gestes, comme des remarques blessantes, des insultes, des plaisanteries humiliantes, la présentation de matériel offensant ou obscène, tout contact physique inapproprié, l’intimidation, des demandes ou des représailles inappropriés, peut constituer du harcèlement.

Une conduite vexatoire qui se manifeste par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes hostiles et non désirés, laquelle porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique et physique d’une personne et qui entraîne pour celle-ci un milieu de travail néfaste, peut constituer du harcèlement aux termes de la Politique. Le harcèlement peut prendre de nombreuses formes, y compris, sans toutefois s’y limiter, le harcèlement sexuel et le harcèlement racial.

Toute personne, quelle que soit sa position d’autorité, peut être responsable d’avoir commis un acte de harcèlement. Même si le harcèlement comporte habituellement des actes répétés ou une ligne de conduite, un seul incident peut être considéré comme assez grave pour constituer une violation de la Politique.

Toutes les interactions négatives ne sont pas nécessairement du harcèlement, de la discrimination ou des représailles. À titre d’exemple, une mesure raisonnable prise par un gestionnaire ou un administrateur concernant la gestion ou la direction d’une personne couverte ou le milieu de travail ne constitue pas du harcèlement.

Le harcèlement sexuel peut comprendre, sans toutefois s’y limiter :

l’adoption, pour des raisons fondées sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle, d’une ligne de conduite caractérisée par des remarques ou des gestes vexatoires contre une personne couverte dans le lieu de travail lorsqu’on sait ou devrait raisonnablement savoir que ces remarques ou ces gestes sont importuns;
les sollicitations ou les avances sexuelles faites alors qu’on est en mesure de conférer ou d’accorder à l’employé ou de lui refuser un avantage ou une promotion et qu’on sait ou devrait raisonnablement savoir que ces sollicitations ou ces avances sont importunes;
le refus de travailler avec une personne pour des raisons fondées sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle;
les remarques, les plaisanteries ou les insinuations sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle or l’expression de l’identité sexuelle;
un contact physique non désiré et superflu, y compris des attouchements, le tapotement, etc.;
l’utilisation d’un langage qui rabaisse une personne fondé sur son sexe, son orientation sexuelle, son identité sexuelle ou son expression de l’identité sexuelle, y compris des noms blessants de nature sexuelle;
les regards concupiscents ou déplacés;
les gestes sexuellement suggestifs;
les remarques de nature sexuelle concernant l’apparence d’une personne ou ses manières;
la mauvaise conduite ou les remarques liées à la non-conformité perçue d’une personne au stéréotype du rôle assigné à son sexe;
l’exposition ou l’envoi de matériel pornographique, d’images ou de dessins de nature sexuelle, d’images sexuellement explicites ou autres images de nature sexuelle (y compris en ligne);
les plaisanteries ou les commentaires de nature sexuelle, y compris la circulation de ces plaisanteries ou commentaires par écrit (p. ex., par courriel);
l’humour grossier ou les paroles vulgaires ayant trait au sexe, à l’orientation sexuelle, à l’identité sexuelle ou à l’expression de l’identité sexuelle;
la conduite ou les remarques de nature sexuelle ou fondées sur le sexe servant à intimider une personne;
la diffusion de rumeurs de nature sexuelle (y compris en ligne);
les remarques suggestives ou offensantes ou encore les insinuations à l’égard des personnes de l’un ou de l’autre sexe;
les avances, les invitations ou les propositions importunes de nature sexuelle ou les invitations répétées après que des demandes antérieures ont été refusées;
les insultes, les menaces ou les railleries liées au sexe, à l’orientation sexuelle, à l’identité sexuelle ou à l’expression de l’identité sexuelle;
les demandes de caresses, de rendez-vous ou de faveurs sexuelles;
les demandes ou les commentaires injustifiés sur la vie personnelle d’une personne;
la vantardise au sujet de sa prouesse sexuelle, les questions ou discussions se rapportant à des activités sexuelles;
le fait de demander à un employé de s’habiller d’une manière sexualisée ou propre à l’un des deux sexes;
les menaces de sanctions ou de punition à l’égard d’une personne qui refuse de se plier à des avances sexuelles (représailles ou « vengeance »);
une agression sexuelle.

La discrimination et le harcèlement fondés sur des motifs illicites peuvent comprendre, sans toutefois s’y limiter :

des commentaires ou une conduite qui dénigrent, ridiculisent ou insultent la race, la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la croyance, la religion ou la citoyenneté, un handicap, l’état familial, l’état matrimonial, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle, le casier judiciaire, le sexe, l’orientation sexuelle ou d’autres caractéristiques connexes d’une personne;
des gestes, des insultes ou des plaisanteries injurieux liés à la race, à la couleur, à l’ascendance, au lieu d’origine, à l’origine ethnique, à la croyance, à la religion ou à la citoyenneté, à un handicap, à l’état familial, à l’état matrimonial, à l’identité sexuelle ou à l’expression de l’identité sexuelle, au casier judiciaire, au sexe, à l’orientation sexuelle ou à d’autres caractéristiques connexes;
le fait de se moquer, de dénigrer, de ridiculiser ou d’insulter l’accent, le discours ou les manières d’une personne;
l’affichage ou la distribution de matériel, d’images ou de dessins blessants liés à la race, à la couleur, à l’ascendance, au lieu d’origine, à l’origine ethnique, à la croyance, à la religion ou à la citoyenneté, à un handicap, à l’état familial, à l’état matrimonial, à l’identité sexuelle ou à l’expression de l’identité sexuelle, à un casier judiciaire, au sexe, à l’orientation sexuelle ou à d’autres caractéristiques connexes;
l’utilisation d’un langage qui rabaisse une personne fondé sur la race (y compris l’utilisation de noms blessants de nature raciale), la couleur, l’ascendance, le lieu d’origine, l’origine ethnique, la croyance, la religion ou la citoyenneté, un handicap, l’état familial, l’état matrimonial, l’identité sexuelle ou l’expression de l’identité sexuelle, le casier judiciaire, le sexe, l’orientation sexuelle ou d’autres caractéristiques connexes;
le fait de prendre injustement une personne à partie en la soumettant à un traitement humiliant en raison de sa race, de sa couleur, de son ascendance, de son lieu d’origine, de son origine ethnique, de sa croyance, de sa religion ou de sa citoyenneté, d’un handicap, de son état familial, de son état matrimonial, de son identité sexuelle ou de l’expression de son identité sexuelle, de son casier judiciaire, de son sexe, de son orientation sexuelle ou d’autres caractéristiques connexes;
le refus de travailler avec une personne en raison de sa race, de sa couleur, de son ascendance, de son lieu d’origine, de son origine ethnique, de sa croyance, religion ou citoyenneté, d’un handicap, de son état familial, de son état matrimonial, de son identité sexuelle ou de l’expression de son identité sexuelle, de son casier judiciaire, de son sexe, de son orientation sexuelle ou d’autres caractéristiques connexes.

Le harcèlement psychologique ou au travail est une conduite menaçante ou humiliante (qui n’est pas nécessairement liée à un code) et comprend les éléments suivants : il est généralement répétitif, même si une seule incidence grave d’un tel comportement peut constituer du harcèlement au travail s’il porte atteinte à l’intégrité psychologique ou physique du destinataire et a un effet préjudiciable durable.
il est hostile, abusif ou inapproprié;
il porte atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique d’une personne;
il rend le milieu de travail malsain.

Voici quelques exemples de harcèlement au travail :

Adopter un comportement violent verbalement, comme des hurlements, des insultes et des gros mots.
Émettre des critiques persistantes, excessives et injustifiées, et surveiller constamment.
Répandre des rumeurs malveillantes.
Exclure ou ignorer une personne.
Saper les efforts d’une personne en fixant les objectifs et des délais impossibles en vue de la harceler.
Saboter le travail d’une personne.
Entraver les efforts de promotion ou de transfert d’une personne.
Faire de fausses allégations sur une personne dans des notes de service ou tout autre document de travail.

La violence au travail comprend les actes d’agression, la violence physique ou les menaces. Voici quelques exemples de violence au travail :

Se comporter d’une manière physiquement abusive ou agressive, comme pousser, battre et mordre.
Pointer du doigt ou se tenir près d’une personne de manière agressive.
Utiliser ou menacer d’utiliser une arme.

Recours à la Politique sans crainte de subir des représailles

Toutes les personnes couvertes ont le droit de porter plainte ou de faire valoir leurs droits en vertu de la Politique sans crainte de représailles ou de menace de représailles.

L’IAS interdit les représailles ou les menaces de représailles à l’endroit d’une personne qui a recours à la Politique ou a pris part à une enquête aux termes de la Politique.

Un acte de représailles ou une menace de représailles à l’endroit d’une telle personne sera traité de la même manière qu’un acte de harcèlement.

Application de la Politique

La Politique s’applique à toutes les personnes couvertes et englobe toutes les formes de harcèlement, y compris celles qui sont interdites en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario, de la Loi sur la santé et la sécurité au travail de l’Ontario ou de toute autre loi applicable. Toute personne couverte qui croit qu’elle ou une autre personne a fait l’objet de harcèlement au travail peut avoir recours aux procédures prévues dans la Politique.

Pour les besoins de la présente, le milieu de travail de l’IAS comprend tous les lieux où les activités de l’IAS sont menées ou des fonctions sociales ou autres prennent place, y compris, mais sans s’y limiter, les bureaux des sections régionales, les salles de conférence ou de séminaire, les bureaux des clients, les restaurants, les salles de spectacle ou les lieux de voyage d’affaires, ou les courriels ou toute autre forme de communication.

Les commentaires ou les images publiés sur des plateformes de médias sociaux (y compris Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.) peuvent constituer du harcèlement au travail si les publications vont à l’encontre de la Politique et ont un lien avec le lieu de travail ou sont raisonnablement susceptibles d’avoir une incidence sur l’environnement de travail.

La Politique a été élaborée en consultation avec un représentant en matière de santé et sécurité et fera l’objet d’un examen annuel.

Procédure – Ce qu’il faut faire en cas de harcèlement

La Politique souligne les différentes options informelles et formelles à la disposition de toute personne couverte qui croit qu’elle ou une autre personne a fait l’objet de discrimination ou de harcèlement au travail.

Même si l’IAS est déterminée à résoudre à l’interne les problèmes de discrimination et de harcèlement, aucune disposition de la Politique n’empêche une personne couverte de déposer une plainte auprès du Tribunal des droits de la personne de l’Ontario, du ministère du Travail ou de tout autre tribunal ou organisme de réglementation compétent, de porter des accusations au criminel ou d’intenter des poursuites civiles.

Les personnes couvertes qui se livrent à des actes de harcèlement peuvent s’exposer personnellement à des dommages-intérêts en cas de gain de cause dans une poursuite ou une affaire relative aux droits de la personne.

Options de résolution informelle

Dans de nombreuses situations, il suffit d’informer la personne que sa conduite ou ses commentaires sont importuns pour régler le problème. Demander à la personne de « mettre fin » à ce comportement pourrait se révéler difficile, mais c’est souvent le moyen le plus efficace de résoudre le problème.

Si parler directement à la personne vous semble trop pénible (ou si vous lui parlez et que les commentaires ou agissements persistent, ou si vous estimez que votre intervention a entraîné des représailles), nous vous encourageons à discuter de vos préoccupations avec l’un des conseillers en harcèlement (le « conseiller ») internes désignés de l’IAS.

Ce conseiller vous aidera à comprendre vos droits et obligations en vertu de la Politique. Plus précisément, le rôle du conseiller est le suivant :

Agir en tant que personne-ressource et répondre aux demandes relatives à la Politique.
Discuter des plaintes en toute confidentialité (dans la mesure du possible).
Passer en revue avec le plaignant les différentes options de règlement du problème à sa disposition.
Indiquer les services de counseling ou de soutien offerts par l’IAS.
Faciliter le processus informel de résolution et y contribuer.

Les conseillers se font les défenseurs des milieux de travail respectueux et non d’une personne en particulier. Ils ne sont pas des enquêteurs ni des décideurs aux termes de la Politique. Ils ne peuvent pas donner de conseils juridiques ou thérapeutiques, mais agissent en tant que ressource informative et de soutien. Les conseillers préservent la confidentialité dans la mesure où cela est possible et approprié dans les circonstances. Veuillez toutefois comprendre qu’au besoin, un conseiller peut être tenu de divulguer de manière plus formelle à la haute direction vos préoccupations concernant l’affaire en cours.

Les coordonnées de la personne-ressource pour le conseiller sont fournies à l’Annexe « A » jointe à la Politique.

Options de plainte formelle

Si la plainte ne peut pas être réglée de manière informelle ou si elle est trop grave pour être réglée de manière informelle, vous pouvez présenter une plainte officielle à votre gestionnaire ou à un autre gestionnaire (si vous vous sentez plus à l’aise avec cette personne) de l’IAS. Si la question implique le chef des affaires administratives ou le chef de la direction, vous pourriez alors faire part de vos préoccupations au président du conseil d’administration.

Si vous déposez une plainte officielle, nous devrons obtenir le plus de renseignements écrits possible, y compris le nom de la personne que vous croyez qui vous harcèle, le lieu, la date et l’heure du harcèlement, ainsi que le nom des témoins possibles.

Il est important que nous recevions votre plainte le plus tôt possible afin que le problème ne s’amplifie pas ou ne se reproduise pas. Dès réception de votre plainte, nous ouvrirons une enquête officielle si cela s’avère nécessaire et approprié.

La discrimination et le harcèlement sont des affaires sérieuses. Par conséquent, si vous décidez de ne pas déposer de plainte officielle, nous pouvons encore avoir besoin de mener une enquête et de prendre des mesures afin de prévenir d’autres situations de harcèlement. À titre d’exemple, nous pouvons devoir poursuivre une enquête si les allégations sont graves ou s’il y a eu d’autres plaintes ou incidents impliquant l’intimé.

Veuillez noter que vous pouvez également signaler vos préoccupations au moyen de la ligne de dénonciation; le fait de garder l’anonymat peut toutefois limiter la capacité de l’IAS de faire enquête. Autant que possible, nous vous encourageons donc vivement à suivre la procédure de déclaration décrite ci-dessus.

Procédure d’enquête

Nous ouvrirons une enquête le plus rapidement possible. Nous pouvons choisir d’avoir recours à un enquêteur interne ou externe, selon la nature de la plainte. L’enquête peut comprendre les étapes suivantes :

Interroger le plaignant et l’intimé pour vérifier tous les faits et toutes les circonstances qui sont pertinents à la plainte, y compris les dates et les lieux.
Interroger les témoins, le cas échéant.
Examiner tous les documents connexes.
Prendre des notes détaillées sur l’enquête et les conserver dans un dossier confidentiel.

Une fois l’enquête terminée, le ou les enquêteurs prépareront un rapport détaillé sur les conclusions de l’enquête destiné au chef de la direction (ou au président du Conseil, si la plainte vise le chef des affaires administratives ou le chef de la direction). Un résumé des conclusions sera également communiqué au plaignant et à l’intimé.

Notre objectif est de terminer toute enquête et de communiquer les résultats au plaignant et à l’intimé dans les 30 jours suivant la réception de la plainte, si possible.

Mesures correctives

Si les preuves établissent le bien-fondé de la plainte

Si une enquête aboutit à un constat de harcèlement, l’IAS prendra les mesures correctives appropriées, peu importe l’ancienneté ou le poste de l’intimé au sein de l’organisation.

Les mesures correctives peuvent comprendre une ou plusieurs des mesures suivantes :

une mesure disciplinaire, comme un avertissement verbal, un avertissement écrit ou une suspension sans solde;
un congédiement motivé ou non motivé;
un aiguillage vers des services de counseling (« formation de sensibilisation ») ou une participation à des programmes éducatifs sur le respect au travail;
une rétrogradation ou un refus de promotion;
une réaffectation ou un transfert;
des sanctions pécuniaires, comme le refus d’un boni ou d’une augmentation de salaire liée au rendement;
toute autre mesure disciplinaire jugée appropriée dans les circonstances.

Si les preuves ne suffisent pas pour établir le bien-fondé de la plainte

S’il y a insuffisance de preuve à l’appui de la plainte, aucune mesure corrective ne sera prise.

Si vous déposez une plainte de bonne foi et sans intention malicieuse, vous ne ferez pas l’objet de mesures disciplinaires, peu importe les résultats de l’enquête. Toutefois, l’IAS imposera des mesures disciplinaires à toute personne qui déposera une plainte non fondée et malveillante ou la congédiera.

Confidentialité

Il est essentiel que le plaignant, l’intimé et toutes les autres personnes concernées par l’enquête formelle ou informelle soient tenus au respect de la confidentialité tout au long de la procédure de plainte, de l’enquête et pendant une période postérieure à l’enquête. Les renseignements ne seront fournis qu’aux personnes qui ont besoin d’être informées ou si nécessaires dans le cadre de l’enquête. Il appartient à toute personne couverte de coopérer à l’enquête et de respecter strictement la confidentialité de tous les renseignements liés aux allégations et aux enquêtes.

Le fait de rompre la confidentialité constitue une violation grave de la Politique, sauf si la divulgation de renseignements liés à la plainte est exigée par la loi ou est nécessaire pour mener à bien l’enquête et la résolution de l’affaire. Une telle violation sera traitée de la même manière qu’une violation au Code de conduite des affaires et d’éthique.

Dans le cours d’une enquête, rien n’empêche l’IAS d’avoir accès au dossier d’une personne couverte, au besoin, ou de consulter le conseiller quant à l’existence de plaintes antérieures contre une personne couverte.

Harcèlement de la part d’individus à l’extérieur de l’IAS

Si vous croyez avoir été harcelé par une personne à l’extérieur de l’IAS dans le cadre d’une interaction professionnelle avec cette personne, vous pouvez faire part de votre préoccupation au conseiller ou au chef de la direction. Le chef de la direction ouvrira une enquête formelle si cela s’avère nécessaire et approprié.

ANNEXE « A »

Coordonnées de la personne-ressource pour le conseiller :

Richard Piticco, chef des affaires administratives, RPiticco@icd.ca

Numéro sans frais : 1-877-593-7741