Conversation avec Mme Paola Wilford, secrétaire générale, Stabilization Central Credit Union

Dans ce numéro du bulletin électronique Ensemble dans la gouvernance de coopératives de crédit, Mme Heather Wilson, ancienne administratrice principale des politiques et de la recherche de l’Institut des administrateurs de sociétés, s’entretient avec Mme Paola Wilford, secrétaire générale et chargée de la gouvernance de Stabilization Central Credit Union.

Q : L’une de vos récentes initiatives a été la création d’une boîte à outils de la gouvernance. Pouvez-vous nous parler un peu du projet?

La création de la boîte à outils est née de notre parcours en matière de gouvernance. Nous étions en pleine transformation organisationnelle et, dans le cadre de cette transition, nous avons constaté que certaines de nos pratiques de gouvernance devaient être améliorées. En outre, comme nous occupons une position unique au sein du système des coopératives de crédit de la province, il était important pour nous que nos propres pratiques de gouvernance reflètent notre position de leader.

La gouvernance est un cheminement. Nous avons établi une feuille de route sur deux ans et identifié des priorités pour le conseil d’administration, en particulier avec le comité de gouvernance. Il m’a été particulièrement utile d’identifier les projets que je pouvais entreprendre par moi-même, sur la base de mon expérience et de mes connaissances, et ceux pour lesquels le soutien d’un expert était nécessaire. Au cours de ces deux années, nous avons porté nos pratiques de gouvernance à un niveau très élevé. Au vu du travail accompli, il nous a semblé naturel de partager les connaissances que nous avions acquises, car cela correspond à notre objectif de soutenir nos membres de manière proactive. Les coopératives de crédit peuvent acheter cette boîte à outils pour la mettre en œuvre dans leur organisation.

Étant donné que nous apportons notre soutien et effectuons un travail de réhabilitation avec d’autres coopératives de crédit, nous connaissons leurs pratiques de gouvernance et avons développé une compréhension des questions essentielles. Cela nous a permis de développer cinq principaux domaines pour la boîte à outils : les communications du conseil d’administration et des comités, la formation des présidents et présidentes de conseil d’administration et de comité, l’orientation des administrateurs, les ordres du jour stratégiques et les meilleures pratiques pour les procès-verbaux du conseil d’administration. Nous considérons que ces domaines sont fondamentaux et essentiels pour construire des organisations résilientes. La boîte à outils est également pratique et comprend des outils, des modèles, des guides et des vidéos de webinaires. En outre, bien que le projet soit issu de notre parcours en matière de gouvernance et des connaissances que nous avons acquises en travaillant avec des coopératives de crédit, le contenu est universel et peut être utilisé par une grande variété d’organisations et leurs conseils d’administration.

Elle est également utile à l’équipe de direction en l’aidant à élaborer des dossiers de conseil d’administration qui communiquent les informations correctes avec le niveau de détail adéquat. Nous aidons également la direction à se concentrer sur les questions d’importance stratégique afin de tirer le meilleur parti du temps du conseil d’administration. La boîte à outils a été très bien accueillie. En fait, en 2024, l’association Professionnels de la gouvernance du Canada (GPC) nous a décerné un prix d’excellence en gouvernance dans la catégorie portant sur l’efficacité des administrateurs et du conseil d’administration, ce dont nous sommes très fiers.

Q : Selon vous, comment la gouvernance des coopératives de crédit a-t-elle évolué au cours des dernières années?

Le rôle des administrateurs et des administratrices et leurs responsabilités en matière de surveillance se sont considérablement accrus. Les conseils d’administration doivent faire face aux risques émergents dans des domaines où ils ne sont pas forcément compétents. Les risques émergents comprennent des risques financiers plus complexes et plus fluctuants, le changement climatique, le système bancaire ouvert, la transformation numérique et la modernisation des paiements. Les conseils d’administration doivent également disposer d’une compréhension plus approfondie de ces domaines afin de prendre des décisions plus complexes. Leur responsabilité est plus grande que jamais, reflétant les attentes envers les conseils d’administration dans tous les secteurs, tous les types d’activités et même au niveau mondial.

Les conseils d’administration sont désormais responsables de la culture et du bien-être des employés, ce qui est relativement nouveau. Dans l’ensemble, les attentes en matière de gouvernance se sont accrues et des pressions s’exercent de toutes parts.

Q : Les conseils d’administration des coopératives de crédit sont confrontés à d’importants défis actuels et futurs, mais il existe également de réelles opportunités. Pouvez-vous nous donner votre opinion à ce sujet?

Les coopératives de crédit sont confrontées à des pressions de nature réglementaire, à des problèmes potentiels de rentabilité, au déclin et au vieillissement des membres, à la concurrence d’autres institutions financières, à l’évolution technologique et à la demande des consommateurs. Nos modèles traditionnels évoluent à mesure que l’environnement se transforme. Il n’y a pas de solution unique, mais des réponses multiples à certaines de ces questions.

Les coopératives de crédit doivent déterminer si elles ont la taille et l’envergure nécessaires pour répondre aux exigences des membres et des régulateurs. Elles doivent se demander si elles sont toujours pertinentes pour leurs membres ou si elles devraient rechercher des partenariats stratégiques pour améliorer leur résilience et fournir davantage de services.

La collaboration est une valeur importante : elle fait partie de l’ADN des coopératives de crédit. L’environnement difficile présente des opportunités, car il oblige la coopérative de crédit à rechercher de nouvelles méthodes de travail innovantes. Les coopératives de crédit collaborent et explorent de nouveaux domaines de coopération afin de pouvoir fournir de meilleurs services à leurs membres.

Les conseils d’administration des coopératives de crédit ont la possibilité de réfléchir de manière innovante à leurs stratégies et à leurs objectifs. Il peut s’agir de redéfinir l’objectif dans un monde en mutation, en se demandant si la coopérative de crédit soutient la communauté et ses membres. De nouveaux segments de marché pourraient être explorés, tels que les nouveaux arrivants au Canada et les jeunes.

Q : Ce numéro du bulletin Ensemble dans la gouvernance de coopératives de crédit se penche sur l’évaluation des administrateurs et administratrices. Souhaitez-vous nous faire part de vos réflexions sur l’évaluation des membres du conseil d’administration?

Je pense que l’évaluation des administrateurs et des administratrices a évolué, passant d’un simple exercice de cases à cocher à une démarche plus efficace. Ces évaluations doivent avoir lieu à intervalles réguliers, et le fait qu’elles soient menées par un tiers indépendant est un outil utile et important en matière d’efficacité. Dans le cadre de notre travail d’évaluation de la gouvernance, nous procédons à des observations au niveau du conseil d’administration et des comités. Les sondages et les entretiens sont utiles, mais voir comment le conseil fonctionne dans son ensemble et comment ses membres collaborent est extrêmement précieux. L’observation permet de constater la dynamique d’un conseil d’administration, de voir comment le président ou la présidente du conseil dirige la réunion et d’évaluer le temps consacré aux questions stratégiques par rapport aux questions opérationnelles.

Je vois également de plus en plus de questions basées sur les compétences dans les évaluations, ce qui permet d’identifier les lacunes potentielles dans ce domaine et les possibilités de formation pour les administrateurs et les administratrices. Une présidence forte peut s’avérer particulièrement utile lors d’entrevues individuelles sur la gestion des performances et les plans de perfectionnement.

En ce qui concerne les évaluations par les pairs, une approche consiste à ce qu’elles soient menées à huis clos, de sorte que seuls le consultant et les membres du conseil d’administration aient accès aux résultats. Cela peut contribuer à rassurer les administrateurs et les administratrices et faciliter un retour d’information honnête et ouvert. Le fait de rendre les questions moins structurées et plus qualitatives peut également contribuer à améliorer la valeur des résultats. Pour que les évaluations par les pairs soient efficaces, il faut que les membres du conseil d’administration se fassent confiance. La fréquence est également importante. Les évaluations par les pairs n’ont pas besoin d’être effectuées chaque année, mais plutôt tous les trois ou quatre ans.

Il est possible que les évaluations identifient des lacunes, mais il est important d’aborder les compétences et la diversité de manière globale au niveau du conseil d’administration. Certaines compétences qui n’étaient pas traditionnellement prises en compte retiennent l’attention à présent. Nous vous demandons maintenant si vous avez guidé une organisation dans le cadre d’un changement transformationnel, si vous avez une culture numérique ou si vous possédez des qualités telles que l’ouverture d’esprit, la flexibilité et le courage. Ces compétences ne sont plus considérées comme facultatives, mais sont intégrées dans la grille de compétences et de diversité.

La diversité au sein du conseil d’administration est également essentielle. Vous avez besoin de points de vue différents pour trouver des approches différentes afin de résoudre les problèmes. La diversité permet au conseil d’administration de faire face aux problèmes d’une manière inattendue. Ce n’est pas seulement la bonne chose à faire, c’est aussi une question de bon sens professionnel.

Q : Y a-t-il d’autres aspects de la gouvernance des coopératives de crédit que vous souhaiteriez aborder?

Parfois, la gouvernance peut sembler très axée sur les processus et peu excitante! Si vous faites bien votre travail et que vous disposez de politiques, de cadres de référence et de mandats solides, ainsi que d’un manuel de gouvernance de conseil bien conçu, vous contribuerez à établir une base solide pour les conseils d’administration. Cette base permet aux conseils d’administration de se concentrer sur les risques et les opportunités pour l’organisation plutôt que sur le processus. Se doter d’une base de gouvernance solide aboutit à un conseil d’administration fort et résilient et met en place un leadership solide qui est particulièrement important à l’heure actuelle.

Cet entretien a été modifié pour des raisons de longueur et de clarté.

 

Paola Wilford, GPC.D

Mme Paola Wilford est secrétaire générale et chargée de la gouvernance pour de la Stabilization Central Credit Union de Colombie-Britannique et possède plus de 20 ans d’expérience auprès des coopératives de crédit de cette province.  Elle se passionne pour l’amélioration de la gouvernance dans sa propre organisation, et soutient aussi activement ses collègues dans tout le système de la Colombie-Britannique pour qu’ils améliorent leurs cadres de gouvernance.  En 2023, elle a dirigé le partenariat de collaboration, au nom de la Stabilization Central, avec le cabinet-conseil Governance Studio pour fournir des outils au système de coopératives de crédit de la Colombie-Britannique afin d’améliorer leurs processus de gouvernance. En 2024, ce travail sur la boîte à outils de gouvernance a été reconnu au niveau national puisque Stabilization Central a reçu un prix d’excellence en gouvernance de la part de l’association Professionnels en gouvernance du Canada (GPC). En tant que membre de l’équipe de direction, Mme Wilford contribue à l’exécution d’initiatives stratégiques qui soutiennent un système de coopératives de crédit florissant et solide. 

Mme Wilford a obtenu son titre GPC.D en 2018 en tant que membre de la toute première promotion de ce programme de l’association GPC. Elle améliore continuellement son expertise en matière de gouvernance dans le cadre d’une formation continue et a partagé ses connaissances lors de divers événements organisés par GPC. 

Mme Wilford et sa famille participent activement à la communauté artistique, tant au niveau local qu’international. 

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