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21 avril 2023

Faits saillants sur les conseils d’administration inclusifs : Favoriser la bonne culture de réunion

Par Mme Shona McGlashan, directrice, McGlashan Consulting

Dans mon introduction à la démystification de l’inclusion pour les conseils d’administration, j’ai remarqué que, même si les salles du conseil devraient appartenir à tout le monde, cela ne semble pas souvent être le cas. La création délibérée d’une culture du conseil inclusive est essentielle pour tirer parti des avantages d’une réflexion diversifiée – et les réunions du conseil jouent un rôle crucial. Voici comment organiser des réunions où tous les administrateurs ont une voix.

Mise en scène
L’organisation d’une réunion de conseil inclusive commence avant l’adoption de l’ordre du jour.
Si votre conseil d’administration et vos administrateurs sont situés au Canada, votre réunion se déroule en territoire autochtone. L’ouverture des réunions du conseil avec une reconnaissance des territoires peut constituer une étape importante vers la réconciliation.

« Bien que la reconnaissance des territoires puisse sembler gênante au début, tant que vous parlez avec votre cœur et que vous honorez les territoires des Premières Nations, vous la faites bien », déclare Mme Shannon Henderson, membre du conseil d’administration de l’Indian Residential School Survivors Society et membre de la Première Nation de Skwxwú 7mesh (Squamish). « Profitez de l’occasion pour réfléchir et partager votre propre engagement en faveur de la réconciliation. »

En plus de reconnaître le territoire sur lequel vous vous trouvez, il est important de commencer par rappeler explicitement aux administrateurs l’objectif de la réunion : recueillir des perspectives et prendre des décisions collectivement sur la base de la sagesse et de l’expérience du groupe. Le simple fait d’affirmer que toutes les perspectives sont les bienvenues favorise un dialogue et un défi constructifs.

Gestion de la réunion
Qui prend la parole lors de vos réunions du conseil? Il a été prouvé que les femmes n’obtiennent pas leur part de temps d’expression lors de réunions, mais lorsqu’elles prennent la parole, elles dominent la conversation. Le psychologue organisationnel, M. Adam Grant, déclare : « Le modèle est clair et cohérent : Ce sont généralement les hommes qui parlent sans arrêt. Des hommes particulièrement puissants… Un homme qui parle et qui a l’attention de tous est [perçu comme] un expert confiant. Une femme qui parle est [perçue comme] agressive ou insistante ».

De plus, les hommes interrompent davantage les autres que les femmes, et lorsque les femmes interrompent les autres, elles sont perçues comme plus grossières, plus froides et moins intelligentes que les hommes qui font la même chose. Cette perception peut créer un double coup dur pour les contributions des femmes dans la salle du conseil – « l’hypothèse du babillage » suggère que les personnes qui parlent davantage en petits groupes ont tendance à devenir des leaders, indépendamment de leur intelligence ou d’autres qualités. Ces impacts sont aggravés pour les femmes racialisées, qui luttent contre des stéréotypes différents et préjudiciables selon leur ethnie.

Comment le conseil d’administration peut-il lutter contre cela? La sensibilisation représente la moitié de la bataille et un président de conseil d’administration axé sur l’inclusion peut permettre à chacun de participer en faisant ce qui suit :
  • Intervenir lorsqu’un administrateur est interrompu pour s’assurer qu’il peut terminer son propos.
  • Favoriser les autres points de vue et accorder la parole aux administrateurs qui ne se sont pas encore exprimés.
  • Veiller à ce que toutes les contributions soient reconnues et que les personnes soient reconnues pour leurs idées.
Mme Margie Parikh, C.Dir, déclare : « À titre de présidente de conseil d’administration, c’est mon travail de faire valoir le point de vue de chacun. Au fur et à mesure que les réunions se déroulent, je note continuellement qui participe à la discussion et je cherche des moyens de m’assurer que tout le monde s’exprime. Je suis surtout sensible aux situations où le silence peut provenir d’un autre point de vue ou d’un nouveau collègue ou d’un collègue marginalisé – je suis parfaitement consciente de la valeur de ces personnes parfois silencieuses. »

Que vous soyez président de conseil ou non, il vaut toujours la peine de tenir compte du cadre W.A.I.T (Pourquoi est-ce que je parle?) lors des réunions du conseil :

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 Si vous avez besoin de données pour évaluer l’équilibre des contributions entre les sexes lors de vos réunions, envisagez d’essayer l’application GenderAvenger Tally (en anglais seulement) pour savoir qui est présent et qui parle.

Concentrez-vous sur les résultats et non sur les processus
Repensez à votre première fois dans la salle du conseil. Les rituels consistant à proposer et à appuyer des motions, à approuver des programmes de consentement et à modifier des amendements vous ont-ils tous semblé être dans une langue étrangère? L’objectif des structures procédurales, notamment les Robert’s Rules, est de s’assurer que chacun sait quelles décisions ont été prises et quand. Cependant, le respect des règles procédurales n’est pas une fin en soi – et une attention excessive aux futilités procédurales (« Avons-nous besoin d’une motion pour lever la séance? ») n’est certainement pas accueillante pour les nouveaux administrateurs et les experts non procéduraux. Envisagez d’abandonner les règles procédurales lorsque votre conseil n’est pas en mode décisionnel.

Pour aller plus loin Mme Shona McGlashan est membre du Chartered Governance Institute. En tant que directrice de McGlashan Consulting, elle conseille les organisations, les conseils d’administration et les équipes de direction en matière de gouvernance d’entreprise, d’EDI et de bien-être au travail. Elle vit et travaille au sein des Nations xʷməθkwəy̓əm (Musqueam), Skwxwú 7mesh (Squamish) et Səl ̓ ı́ lwətaʔ/Selilwitulh (Tsleil-Waututh).
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